Без советов в офисном переезде не обойтись. Даже если проведение переезда кажется вам не более, чем проблемой одного дня, на самом деле это не так. Чтобы осуществить офисный переезд своими силами, вам по-хорошему нужен месяц. Почему так много? Дело в том, что одна из особенностей офисного переезда — это большая подготовка к нему. Так как много офисной техники, понадобится много времени на тщательную упаковку. Но ведь упаковочные материалы нужно заранее найти и купить — именно о таких нюансах переезда мы и расскажем в этой статье.
Содержание статьи:
- 12 полезных и эффективных лайфхаков для офисного переезда
- Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте
- Переезд офиса лучше проводить в выходные дни
- Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда
- Переезд — отличная возможность для ревизии
- Предварительно составить план нового офисного помещения
- Не стоит экономить на упаковочных материалах
- Обязательно всё маркируйте
- Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин
- Не стоит экономить на транспорте
- Особое внимание – важным архивам с документами
- Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»
- Сделайте общий чат для всех сотрудников
- Наилучший вариант — обратиться к профессионалам
- Переезд офиса — главные выводы
12 полезных и эффективных лайфхаков для офисного переезда
Абсолютно любой переезд можно сделать легче примерно на треть и быстрее в два раза. Как? Если вы знаете секретные и не очень секретные лайфхаки по переезду. Зная эти вещи заранее, вы сможете избежать неприятных форс-мажоров и временных задержек, а также ненужной суеты в процессе переезда. Вот 12 лайфхаков, с помощью которых вы превратите ваш офисный переезд из цунами в небольшой локальный штормовой ветер.
1. Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте
Обсудите свои планы и сроки по переезду с арендодателями офисного помещения на прежнем и новом месте, чтобы не было неприятных казусов. Это лучше сделать примерно за месяц-полтора. Для этого установите точную дату переезда. Закройте все счета на старом месте, чтобы владелец старого помещения удостоверился, что на вас нет долгов и откройте счета по новому месту. Здесь нет никаких секретов и тонкостей — ваша задача как можно раньше разобраться с бумагами, чтобы в момент сбора вещей вы об этом не беспокоились.
2. Переезд офиса лучше проводить в выходные дни
Как мы говорили в предыдущем пункте, уже за месяц надо знать точную дату переезда. Выходной день выигрышнее по многим причинам: во-первых, так вы экономите рабочее время, то есть не рискуете престижем фирмы — все рабочие дни остаются рабочими, и ваши сотрудники могут выполнять свои обязанности. Во-вторых, переезды в выходные проходят быстрее — на дорогах нет пробок. Если ваш старый или новый офис находятся на территории с пропускным режимом, заранее оговорите с арендодателем, что вы будете переезжать в выходной, а значит вам нужен будет доступ к помещениям.
3. Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда
Один контролирует вывоз имущества с прежнего места, а второй принимает его на новом месте. Эти люди не должны заниматься погрузкой или выгрузкой, отвечать на звонки, они следят только за тем, чтобы каждый выполнял свои обязанности и люди не кучковались все в одном месте (частая проблема офисных переездов).
4. Переезд — отличная возможность для ревизии
При подготовке к переезду стоит провести ревизию офисных вещей, мебели, оргтехники и избавиться от лишнего хлама. Этот лайфхак сделает ваш переезд точно на треть легче — в прямом смысле этого слова. Зачем перевозить неработающий принтер, старый факс, износившуюся мебель? Пора отправить старые и неработающие вещи на помойку. Чем больше хлама вы выбросите, тем больше сэкономите сил при погрузке и упаковочных материалов — сплошная выгода!
5. Предварительно составить план нового офисного помещения
А также план расположения в нём отделов, подразделений, рабочих мест сотрудников. Если этого не сделать, всё, что вы получите в итоге переезда — кучу неразобранных коробок в одном месте (а при складывании коробок друг на друга вещи внутри могут повредиться), гору несобранной мебели и не единой идеи, где чьё рабочее место. Итог всей этой неразберихи — плохое настроение всех сотрудников, так как никто не захочет тратить на разбор вещей ещё целый день. Так как вы прекрасно знаете метраж нового помещения и объём мебели, оргтехники, вещей — составьте заранее план рассадки сотрудников, определите, где будет ксерокс-уголок, место для отдыха и т.д. Такой план надо отдать грузчикам, которые будут разносить коробки, а на коробках в свою очередь, будет указано место расположения.
6. Не стоит экономить на упаковочных материалах
Если вы дорожите офисной техникой и сохранностью мебели, то потратьтесь на упаковку. Вам понадобятся обычные офисные коробки, коробки для офисной техники (компьютеров, принтеров, моноблоков, телефонов), упаковка для мебели (это может быть стрейч-плёнка), пакеты для мусора, скотч, ножницы и воздушно-пузырчатая плёнка для хрупких вещей.
7. Обязательно всё маркируйте
Нужно промаркировать коробки с вещами, технику, мебель — в соответствии с составленным ранее планом размещения на новом месте. Подписывать коробки и вещи нужно всегда с двух сторон, чтобы маркировка была видна сразу, с какой бы стороны ни брали коробку. Для офисного переезда подойдёт такая маркировка:
- имя и фамилия сотрудника;
- циферный шифр — куда нести коробку, предмет мебели или технику в помещении (в соответствии с планом);
- что находится внутри коробки;
- пометка «Хрупкое», если необходимо;
- пометка «Ценное», если необходимо.
8. Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин
Как на территорию расположения прежнего, так и нового офиса, особенно если у вас срочный переезд. Для этого нужно заранее узнать номера грузовиков и данные грузчиков, если это необходимо. Также всегда держите под рукой номера охраны и тех, кто ответственен за въезд на территорию.
9. Не стоит экономить на транспорте
Офисный переезд может запомниться в двух вариантах — либо всё очень сложно, либо всё очень просто. Чтобы точно был второй вариант, заранее позаботьтесь о надёжном транспорте — машина должна соответствовать вашему объёму вещей, причём чем больше запас места в кузове, тем лучше (тогда не придётся рисковать вещами и класть одни коробки на другие). Также есть общие рекомендации — чтобы автомобиль был не старше 5 лет и, безусловно, был технически исправен.
10. Особое внимание – важным архивам с документами
Их стоит упаковать и перевезти отдельно. Для этого их надо заранее разобрать, определить, что именно составляет ценность, упаковать папки в коробки или плотные пакеты и доверить перевозку ответственному сотруднику. Если в новое место раньше времени у вас нет доступа, то воспользуйтесь сервисом временного хранения вещей, например, Чердаком! Мы берём вещи, в том числе, архивы документов, на хранение от 1 месяца и вернём их по запросу в любой момент, а именно привезём в ваш новый офис, когда вы обустроитесь.
11. Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»
В момент ревизии, разборки мебели и упаковки вещей вам точно будут попадаться неопознанные объекты. Что с ними делать? Если каждый раз выяснять, кто владелец, то вы потратите кучу времени и будете отвлекать остальных. Решение проблемы — организовать комнату или специальный стол, коробку, куда каждый сможет принести любую находку. Всё это пакуется, а когда компания переедет на новое место, вы в спокойной обстановке сможете найти владельцев или решить, что делать с найденными вещами.
12. Сделайте общий чат для всех сотрудников
Это можно организовать в любом мессенджере на время проведения офисного переезда и обустройства на новом месте. Особенно важен этот лайфхак для компаний с большим количеством сотрудников. Так вы сможете оградить ваши обычные рабочие чаты от темы переезда, а также оперативно решать вопросы как в день переезда, так и после него. Например, сотрудники смогут скидывать в чат фотографии вещей или обращаться за помощью.
Наилучший вариант — обратиться к профессионалам
Офисный переезд с грузчиками в формате под ключ — это, пожалуй, главный лайфхак, о котором точно стоит знать заранее. Чердак занимается офисными переездами уже несколько лет и организует даже самые сложные переезды. Если вы хотите сохранить по максимуму рабочую обстановку, не отвлекаться на упаковку вещей, погрузку мебели и выкидывать из жизни компании пару недель (как минимум столько времени нужно на подготовку и организацию всего процесса переезда), то вовремя обратитесь в Чердак за услугой офисного переезда под ключ. Главная особенность офисного переезда состоит в том, что нужно многое делать заранее и тратить кучу времени на сборы. С Чердаком вам не нужно делать абсолютно ничего! Всё происходит словно само собой, и всё, что вам нужно, это позвонить нам и оформить заказ. Далее:
- муверы приедут в назначенный день с 15 видами упаковочных материалов;
- надёжно упакуют офисную технику;
- разберут и упакуют мебель;
- упакуют все остальные вещи;
- промарикруют коробки;
- погрузят всё в машины и аккуратно перевезут;
- на новом месте разгрузят всю мебель, технику и вещи, а также помогут разместиться — разнесут их по помещениям в соответствии с заранее составленным планом.
Под ключ — это значит, что профессионалы возьмут все вопросы и хлопоты на себя, вы лишь контролируете процесс — для этого точно не нужны все сотрудники компании. Переезд офиса с Чердаком будет легче самостоятельного, так как вам не придётся:
- таскать тяжёлую мебель;
- тратить деньги и время на поиск упаковочных материалов (у Чердака упаковка включена в стоимость переезда);
- искать отдельную машину для перевозки вещей;
- заниматься упаковкой и сборами;
- разбирать офисную мебель;
- организовывать всю логистику переезда.
Ещё одно преимущество офисного переезда с Чердаком — это фиксированная стоимость, которую вы знаете заранее, и она не изменится в процессе. Чердак поможет вам переехать всем офисом быстро — за один день, и остаться при этом в хорошем настроении, что особенно ценно, когда речь идёт о настроении целой компании!
Переезд офиса — главные выводы
Применяя эти лайфхаки, вы увидите, что офисный переезд — это не сложно, не долго и совсем не страшно. Всё дело в грамотной организации и, конечно, делегировании сложных процессов профессионалам. Когда вы понимаете, что техники и мебели много, а сотрудники загружены работой, то лучше обратиться к профессионалам своего дела — муверам Чердака, которые без лишних вопросов возьмут на себя все заботы по переезду.
