>
>

Лайфхаки по организации офисного переезда

Без советов в офисном переезде не обойтись. Даже если проведение переезда кажется вам не более, чем проблемой одного дня, на самом деле это не так. Чтобы осуществить офисный переезд своими силами, вам по-хорошему нужен месяц. Почему так много? Дело в том, что одна из особенностей офисного переезда — это большая подготовка к нему. Так как много офисной техники, понадобится много времени на тщательную упаковку. Но ведь упаковочные материалы нужно заранее найти и купить — именно о таких нюансах переезда мы и расскажем в этой статье.

Содержание статьи:

  1. 12 полезных и эффективных лайфхаков для офисного переезда
  2. Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте
  3. Переезд офиса лучше проводить в выходные дни
  4. Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда
  5. Переезд — отличная возможность для ревизии
  6. Предварительно составить план нового офисного помещения
  7. Не стоит экономить на упаковочных материалах
  8. Обязательно всё маркируйте
  9. Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин
  10. Не стоит экономить на транспорте
  11. Особое внимание – важным архивам с документами
  12. Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»
  13. Сделайте общий чат для всех сотрудников
  14. Наилучший вариант — обратиться к профессионалам
  15. Переезд офиса — главные выводы

12 полезных и эффективных лайфхаков для офисного переезда

Абсолютно любой переезд можно сделать легче примерно на треть и быстрее в два раза. Как? Если вы знаете секретные и не очень секретные лайфхаки по переезду. Зная эти вещи заранее, вы сможете избежать неприятных форс-мажоров и временных задержек, а также ненужной суеты в процессе переезда. Вот 12 лайфхаков, с помощью которых вы превратите ваш офисный переезд из цунами в небольшой локальный штормовой ветер.

1. Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте

Обсудите свои планы и сроки по переезду с арендодателями офисного помещения на прежнем и новом месте, чтобы не было неприятных казусов. Это лучше сделать примерно за месяц-полтора. Для этого установите точную дату переезда. Закройте все счета на старом месте, чтобы владелец старого помещения удостоверился, что на вас нет долгов и откройте счета по новому месту. Здесь нет никаких секретов и тонкостей — ваша задача как можно раньше разобраться с бумагами, чтобы в момент сбора вещей вы об этом не беспокоились.

2. Переезд офиса лучше проводить в выходные дни

Как мы говорили в предыдущем пункте, уже за месяц надо знать точную дату переезда. Выходной день выигрышнее по многим причинам: во-первых, так вы экономите рабочее время, то есть не рискуете престижем фирмы — все рабочие дни остаются рабочими, и ваши сотрудники могут выполнять свои обязанности. Во-вторых, переезды в выходные проходят быстрее — на дорогах нет пробок. Если ваш старый или новый офис находятся на территории с пропускным режимом, заранее оговорите с арендодателем, что вы будете переезжать в выходной, а значит вам нужен будет доступ к помещениям.

3. Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда

Один контролирует вывоз имущества с прежнего места, а второй принимает его на новом месте. Эти люди не должны заниматься погрузкой или выгрузкой, отвечать на звонки, они следят только за тем, чтобы каждый выполнял свои обязанности и люди не кучковались все в одном месте (частая проблема офисных переездов).

Для офисного переезда понадобится много коробок

4. Переезд — отличная возможность для ревизии

При подготовке к переезду стоит провести ревизию офисных вещей, мебели, оргтехники и избавиться от лишнего хлама. Этот лайфхак сделает ваш переезд точно на треть легче — в прямом смысле этого слова. Зачем перевозить неработающий принтер, старый факс, износившуюся мебель? Пора отправить старые и неработающие вещи на помойку. Чем больше хлама вы выбросите, тем больше сэкономите сил при погрузке и упаковочных материалов — сплошная выгода!

5. Предварительно составить план нового офисного помещения

А также план расположения в нём отделов, подразделений, рабочих мест сотрудников. Если этого не сделать, всё, что вы получите в итоге переезда — кучу неразобранных коробок в одном месте (а при складывании коробок друг на друга вещи внутри могут повредиться), гору несобранной мебели и не единой идеи, где чьё рабочее место. Итог всей этой неразберихи — плохое настроение всех сотрудников, так как никто не захочет тратить на разбор вещей ещё целый день. Так как вы прекрасно знаете метраж нового помещения и объём мебели, оргтехники, вещей — составьте заранее план рассадки сотрудников, определите, где будет ксерокс-уголок, место для отдыха и т.д. Такой план надо отдать грузчикам, которые будут разносить коробки, а на коробках в свою очередь, будет указано место расположения.

6. Не стоит экономить на упаковочных материалах

Если вы дорожите офисной техникой и сохранностью мебели, то потратьтесь на упаковку. Вам понадобятся обычные офисные коробки, коробки для офисной техники (компьютеров, принтеров, моноблоков, телефонов), упаковка для мебели (это может быть стрейч-плёнка), пакеты для мусора, скотч, ножницы и воздушно-пузырчатая плёнка для хрупких вещей.

7. Обязательно всё маркируйте

Нужно промаркировать коробки с вещами, технику, мебель — в соответствии с составленным ранее планом размещения на новом месте. Подписывать коробки и вещи нужно всегда с двух сторон, чтобы маркировка была видна сразу, с какой бы стороны ни брали коробку. Для офисного переезда подойдёт такая маркировка:

  • имя и фамилия сотрудника;
  • циферный шифр — куда нести коробку, предмет мебели или технику в помещении (в соответствии с планом);
  • что находится внутри коробки;
  • пометка «Хрупкое», если необходимо;
  • пометка «Ценное», если необходимо.

8. Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин

Как на территорию расположения прежнего, так и нового офиса, особенно если у вас срочный переезд. Для этого нужно заранее узнать номера грузовиков и данные грузчиков, если это необходимо. Также всегда держите под рукой номера охраны и тех, кто ответственен за въезд на территорию.

9. Не стоит экономить на транспорте

Офисный переезд может запомниться в двух вариантах — либо всё очень сложно, либо всё очень просто. Чтобы точно был второй вариант, заранее позаботьтесь о надёжном транспорте — машина должна соответствовать вашему объёму вещей, причём чем больше запас места в кузове, тем лучше (тогда не придётся рисковать вещами и класть одни коробки на другие). Также есть общие рекомендации — чтобы автомобиль был не старше 5 лет и, безусловно, был технически исправен.

Наглядный пример современного офиса

10. Особое внимание – важным архивам с документами

Их стоит упаковать и перевезти отдельно. Для этого их надо заранее разобрать, определить, что именно составляет ценность, упаковать папки в коробки или плотные пакеты и доверить перевозку ответственному сотруднику. Если в новое место раньше времени у вас нет доступа, то воспользуйтесь сервисом временного хранения вещей, например, Чердаком! Мы берём вещи, в том числе, архивы документов, на хранение от 1 месяца и вернём их по запросу в любой момент, а именно привезём в ваш новый офис, когда вы обустроитесь.

11. Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»

В момент ревизии, разборки мебели и упаковки вещей вам точно будут попадаться неопознанные объекты. Что с ними делать? Если каждый раз выяснять, кто владелец, то вы потратите кучу времени и будете отвлекать остальных. Решение проблемы — организовать комнату или специальный стол, коробку, куда каждый сможет принести любую находку. Всё это пакуется, а когда компания переедет на новое место, вы в спокойной обстановке сможете найти владельцев или решить, что делать с найденными вещами.

12. Сделайте общий чат для всех сотрудников

Это можно организовать в любом мессенджере на время проведения офисного переезда и обустройства на новом месте. Особенно важен этот лайфхак для компаний с большим количеством сотрудников. Так вы сможете оградить ваши обычные рабочие чаты от темы переезда, а также оперативно решать вопросы как в день переезда, так и после него. Например, сотрудники смогут скидывать в чат фотографии вещей или обращаться за помощью.

Офисный переезд

Наилучший вариант — обратиться к профессионалам

Офисный переезд с грузчиками в формате под ключ — это, пожалуй, главный лайфхак, о котором точно стоит знать заранее. Чердак занимается офисными переездами уже несколько лет и организует даже самые сложные переезды. Если вы хотите сохранить по максимуму рабочую обстановку, не отвлекаться на упаковку вещей, погрузку мебели и выкидывать из жизни компании пару недель (как минимум столько времени нужно на подготовку и организацию всего процесса переезда), то вовремя обратитесь в Чердак за услугой офисного переезда под ключ. Главная особенность офисного переезда состоит в том, что нужно многое делать заранее и тратить кучу времени на сборы. С Чердаком вам не нужно делать абсолютно ничего! Всё происходит словно само собой, и всё, что вам нужно, это позвонить нам и оформить заказ. Далее:

  • муверы приедут в назначенный день с 15 видами упаковочных материалов;
  • надёжно упакуют офисную технику;
  • разберут и упакуют мебель;
  • упакуют все остальные вещи;
  • промарикруют коробки;
  • погрузят всё в машины и аккуратно перевезут;
  • на новом месте разгрузят всю мебель, технику и вещи, а также помогут разместиться — разнесут их по помещениям в соответствии с заранее составленным планом.

Под ключ — это значит, что профессионалы возьмут все вопросы и хлопоты на себя, вы лишь контролируете процесс — для этого точно не нужны все сотрудники компании. Переезд офиса с Чердаком будет легче самостоятельного, так как вам не придётся:

  • таскать тяжёлую мебель;
  • тратить деньги и время на поиск упаковочных материалов (у Чердака упаковка включена в стоимость переезда);
  • искать отдельную машину для перевозки вещей;
  • заниматься упаковкой и сборами;
  • разбирать офисную мебель;
  • организовывать всю логистику переезда.
Офисное имущество упаковано и подготовлено к переезду

Ещё одно преимущество офисного переезда с Чердаком — это фиксированная стоимость, которую вы знаете заранее, и она не изменится в процессе. Чердак поможет вам переехать всем офисом быстро — за один день, и остаться при этом в хорошем настроении, что особенно ценно, когда речь идёт о настроении целой компании!

Переезд офиса — главные выводы

Применяя эти лайфхаки, вы увидите, что офисный переезд — это не сложно, не долго и совсем не страшно. Всё дело в грамотной организации и, конечно, делегировании сложных процессов профессионалам. Когда вы понимаете, что техники и мебели много, а сотрудники загружены работой, то лучше обратиться к профессионалам своего дела — муверам Чердака, которые без лишних вопросов возьмут на себя все заботы по переезду.

Лайфхаки по организации офисного переезда
Чердак
Предыдущая статья
Перейти к другой статье
Следующая статья
Хранение вещей и переезды на Чердаке
Уютная рассылка от Чердака
Расскажем о разумном отношении к вещам
и создании комфорта в квартире
Нажимая кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь с правилами