«Смеялись всем офисом» — скажете вы, когда поймёте, что переезд — это на самом деле что-то на грани юмора и истерики. Посудите сами: море компьютеров, принтеров и факсов стоят упакованные в плёнку, мебель разобрана, а весь штат компании просто не работает! Кто-то заказывает пиццу, кто-то пытается распутать в спешке провода, кто-то прощается с родными стенами. Переезд головного офиса сродни урагану. Как превратить ураган в приятный ветер перемен — читайте в нашей статье.
Компьютеры, техника, папки с документами, пара горшков с растениями… «Да справимся сами», — думают руководители офисных компаний, которые, вероятно, ещё ни разу не переезжали всем составом на новое место. Почему? Потому что справиться самостоятельно очень сложно. Основные проблемы офисного переезда — это то, что оргтехники и мебели много, в идеале её нужно всю упаковать, чтобы не повредить при транспортировке и, внимание, она вся крупная! А переехать нужно за один день, иначе что-то точно потеряется или забудется. Рассказываем подробно, как пережить один день офисного переезда без потери лишнего времени, денег и нервов.
Содержание статьи:
- Как организовать офисный переезд
- Лайфхаки по организации офисного переезда
- Выбор перевозчика и организационные вопросы
- День Х — сам переезд
- Как переехать с комфортом
- Преимущества Чердака
- Комплексное решение для крутых бизнесов
Как организовать офисный переезд
Перед тем, как непосредственно переезжать, надо составить план действий. Головной офис никогда не переезжает в пустоту (а если вдруг надо срочно съехать из старого помещения, а нового пока не нашли — напишите нам, мы предоставим услугу хранения офисной техники по выгодным условиям). Обычно компания переезжает из старого помещения сразу в новое, а значит у вас точно есть план вашего нового места обитания.
Шаг №1. План размещения на новом месте. Сразу начертите как вы расположите мебель в новом помещении. Это желательно сделать, когда вы ещё не начали разбирать мебель в своем старом офисе. Так как когда вы всё упакуете и уже будете грузить в машину, вы, скорее всего, не сможете вспомнить, сколько именно должно быть оргтехники и рабочих мест. Поэтому начинайте организацию ещё до сборов.
Шаг №2. Маркировка вещей и оргтехники в соответствии с этим планом. Для чего нужно промаркировать все вещи последовательно (кресло №1, стол №1 и т.д.): чтобы сначала было понятно, в какой последовательности грузить, а затем, чтобы на месте было понятно куда всё следует выгружать. Это очень облегчит работу тем людям, которые будут грузить мебель, и вам не придется заниматься мучительными перестановками в новом офисе.
Шаг №3. Упаковка вещей и оргтехники. Вся офисная история с переездом делится на три блока: техника, канцелярия и мебель. Старайтесь сразу упаковывать всё этими блоками, чтобы потом не закидывать найденные архивы со скрепками и дыроколами в первую попавшуюся коробку.
Мебель. Её надо разобрать по двум причинам: так её легче перевозить и больше шансов, что её случайно не повредят. Лайфхак: все винтики складывайте в небольшие канцелярские пакетики и приклеивайте скотчем прямо к фанере — так вы точно не потеряете фурнитуру и сразу соберёте стол на новом месте.
Техника. Технику надо надёжно упаковать в картонные коробки, предварительно обмотав в плёнку бабл. Обязательно не забудьте промаркировать коробку (см. шаг №2 выше). Даём тот же лайфхак с проводами от техники: аккуратно сложите провод и примотайте его скотчем к технике — принтеру, факсу или сканеру, чтобы ничего не растерялось при погрузке или транспортировке.
Канцелярия. Для мелкий вещей возьмите одну большую коробку и сложите туда все принадлежности. Не смешивайте это с ценными бумагами и документами, так как чернила из шариковых ручек могут случайно вытечь в самый неподходящий момент.
Лайфхаки по организации офисного переезда
Не суетитесь. Надеяться провернуть офисный переезд быстро не стоит — велик шанс, что в суете можно что-то либо потерять, либо по неосторожности повредить.
Не толпитесь и не бездельничайте. Поболтать, пропустить лишний стакан кофе можно и после переезда офиса, поэтому замотивируйте команду на рабочий настрой (это легче сделать, пообещав небольшую премию в конце месяца).
Будьте на позитиве. Даже если случится какой-то непредвиденный форс-мажор, не паникуйте, а найдите человека, который лучше и быстрее всех разрулит ситуацию. Для позитивного настроя подготовьте заряженный плейлист из драйвовых треков: музыку погромче и вперёд, за дело.
Выбор перевозчика и организационные вопросы
Чтобы выбрать компанию, предоставляющую услуги офисного переезда, надо учесть пару моментов:
- компания должна иметь опыт организации именно офисного переезда;
- компания должна взять на себя не просто транспортировку, но и сопутствующие услуги, поэтому идеально, если это будет сервис под ключ, чтобы можно было заказать переезд офиса с упаковкой вещей;
- наличие положительных отзывов и рекомендаций;
- предоставляет ли компания услугу разборки мебели.
Заранее выясните вопросы въезда-выезда с территории офиса и наличия грузового лифта, чтобы уточнить этот момент при заказе бригады.
Новую жизнь надо начинать, полностью закрыв долги из старой — проверьте лишний раз, нет ли у вас задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса.
Подготовьте пропуска в старом и новом офисе для своих сотрудников и сотрудников транспортной компании, которые будут осуществлять переезд.
Помните шаг №1 про план? Будет идеально, если вы его распечатаете и в день переезда офиса покажете работникам транспортной компании.
День Х — сам переезд
Это самый ответственный день, особенность которого в том, что начнётся он очень рано, и, скорее всего закончится очень поздно. Поэтому закатываем рукава, запасаемся терпением и держим наготове телефон доставки пиццы!
1. Назначаем ответственных в старом и новом офисе для осуществления контроля за переездом. Человек в старом офисе должен проследить, чтобы ничего не осталось на прежнем месте, были упакованы все документы и вся техника. Человек на новом месте будет ответственен за «приемку товара». Именно он будет подсказывать ребятам из компании перевозок, куда заносить, куда и как ставить ваши вещи.
2. Следим, чтобы не было толпы. Это задача руководителя — проследите, чтобы сотрудники распределялись над задачами равномерно: кто-то собирает документы, кто-то занимается компьютерами, кто-то контролирует мебель. Будьте готовы к форс-мажорам — они случаются у всех, но тут важно не собраться всем офисом решать, что делать, а продолжать процесс переезда.
3. Назначьте человека, который возьмёт на себя перевозку ценных бумаг и документов. Это отдельная коробка, с которой ваш поверенный не сводит глаз.
4. Создайте «комнату находок» в старом офисе. В процессе сбора вещей точно найдутся давние пропажи и неожиданные артефакты.
5. Сразу проговорите вопрос сборки мебели: кто этим занимается и когда. Можно, конечно, запрячь сотрудников, но дело это тонкое и требует умелых рук. Лучше выбирать компанию по переездом с уже включенной опцией сборки мебели.
6. Трансфер и обед. Да, кажется, мелочи, но и их надо продумать! Закажите для сотрудников трансфер до нового офиса и доставку еды, чтобы разгружаться с новыми силами.
7. Мебель и техника приехали на новое место? Отлично! Когда вся мебель расставлена сразу ставим компьютеры и, что важно, подключаем их. Не оставляйте провода на потом, так как вы должны удостовериться, что план розеток точно совпадает с расстановкой рабочих мест. Убедитесь, что стратегические места — общий сканер, уголок с канцелярией, кофемашина — точно находятся в удобном для всех месте.
8. Финальный штрих — уборка. Здесь можно пригласить клинера, а для команды организовать какой-нибудь тимбилдинг. Хотя какой уж тимбилдинг, когда вы пережили переезд — можно выдохнуть.
Как переехать с комфортом
Офисный переезд — большая ответственность, ведь руководство должно в сжатые сроки организовать жизнь офиса как ни в чём ни бывало. В идеале, чтобы ни ваши клиенты, ни коллеги, ни партнеры не заметили, что что-то изменилось и работа шла бесперебойно. Альтернативный и наиболее удобный вариант того, как можно организовать офисный переезд – это заказать переезд головного офиса у профессионалов. Чердак в этом один из лучших.
Преимущества Чердака
1. Мы организуем офисные переезды под ключ с упаковкой вещей, оргтехники и мебели. Это значит, что вы можете вообще ничего не готовить заранее. Мы пришлём бригаду профессиональных муверов, которые аккуратно упакуют все необходимые вещи, разложат всё по коробкам, разберут и так же надёжно упакуют мебель, погрузят в машину и перевезут всё на новое место. А в новом офисе мы не бросим вас в компьютерно-мебельных завалах, а поможем разместиться с комфортом. Переезд офиса под ключ облегчит вам и вашим сотрудникам и без того стрессовую ситуацию.
2. Фиксированная стоимость. Отправьте нам фотографии того, что вы хотите перевезти, и мы поймём, сколько времени займёт офисный переезд, сколько муверов и упаковки понадобится. В стоимость входят:
- упаковочные материалы;
- разборка мебели, упаковка вещей;
- вынос и погрузка;
- доставка (работаем в Москве и Московской области);
- выгрузка и подъём.
3. У нас муверы, а не грузчики. Наши муверы — приятные ребята. Упакуют фарфор, разберут диван, рассчитают тариф и ничего не потеряют.
4. Ресурсы и надёжность. Однажды у нас заказали офисный переезд 400 компьютеров: мы справились за один день. У нас есть всё, чтобы организовать грамотный и лёгкий переезд офиса — грузовые машины Ford Transit, аккуратные и вежливые ребята-муверы, мощная команда поддержки и логистики. Ну и, конечно же, большой опыт переездов. Если вам нужен срочный переезд офиса с упаковкой вещей, оргтехники и мебели, вы всегда можете обратиться к нам: придумаем что-нибудь и найдём решение в любой ситуации.
Комплексное решение для крутых бизнесов
Если подводить итоги, то офисный переезд — это проверка на прочность. Есть те, кто решает её пройти самостоятельно (не советуем, первый блин комом, да и инициатива наказуема). А есть те, кто инвестирует в профессионализм. Посудите сами: обратившись к профессионалам, вы переедете за один день и уже завтра ваши сотрудники будут принимать заказы, совершать сделки и работать над проектами. Цена вопроса здесь даже не в деньгах, а в вашем рабочем времени, которое легко конвертируется в прибыль. Work must go on!
