Переезд офиса или целого бизнеса – это сложный процесс, требующий тщательной подготовки и координации множества аспектов. Если компания решает провести переезд самостоятельно, без привлечения профессиональных муверов, могут возникнуть проблемы с разборкой и подготовкой к транспортировке офисной мебели, упаковкой оргтехники и многого другого офисного имущества.
К тому же, при таких переездах часто теряются важные документы, какие-то вещи сотрудников и детали от офисной оргтехники. Плюс ко всему этому сложно организовать спокойный переезд, не приостанавливая работу компании. Поэтому для того, чтобы офисный переезд компании прошёл успешно, важно правильно и вовремя к нему подготовиться.
Содержание статьи:
- Подготовка к переезду компании
- Проведение переезда компании
- Размещение на новом месте
- Советы по переезду компании
- Что делать, если нет времени на организацию переезда компании
- Для успешного переезда бизнеса лучше придерживаться некоторых правил
Подготовка к переезду компании
- Составление плана переезда. Это ключевой шаг для переезда офиса компании. Важно проанализировать текущую ситуацию, возможные проблемы, прописать цели и задачи, связанные с переездом, выбрать новое помещение.
- Составление плана размещения на новом месте. Если планируется переезд компании в другой город или регион, то постарайтесь заранее получить точные данные о размерах нового офиса, количестве комнат, коридорах, лестницах и других элементах планировки. Узнайте, где расположены электрические розетки, интернет-хабы, кондиционеры, вентиляция и другие важные элементы инфраструктуры.
- Расчёт бюджета на переезд. Расходы на переезд компании могут быть весьма внушительными. Но если заранее учесть все потенциальные расходы, связанные с этим процессом, можно сэкономить. Важно оценить текущие активы, заранее узнать стоимость услуг грузчиков, закупить упаковочные материалы в нужном объёме и по приемлемой цене. Если после переезда планируется ремонт и обновление техники или мебели, это тоже обязательно нужно просчитать заранее.
- Поиск подходящего транспорта. Офисный переезд компании обычно проводится с использованием грузовых машин, фургонов и микроавтобусов. Если у вас есть крупногабаритные или хрупкие предметы, такие как серверное оборудование, возможно, потребуется специальный транспорт с усиленной подвеской и дополнительными креплениями.
- Назначение координаторов на старом и на новом месте. Процесс переезда компании пройдёт намного легче, если сразу назначить координаторов и распределить обязанности между этими сотрудниками. Организация переезда компании может сплотить коллектив, а может и разрознить, поэтому ответственных за задачи нужно выбирать тщательно.
- Перевод части команды на удалённый формат работы. Переезд бизнеса можно проводить в облегчённом варианте, если часть сотрудников перевести на удалёнку. Определите, какие отделы могут эффективно работать дистанционно, а какие требуют физического присутствия в офисе. Убедитесь, что сотрудники имеют доступ к необходимым техническим средствам (компьютерам, интернет-соединениям, программному обеспечению).
- Ревизия и сортировка вещей, мебели и оргтехники. Проблемы малого бизнеса при переезде офиса могут появиться из-за неправильной организации и неверно рассчитанного объёма вещей и мебели. Это может привести к дополнительным расходам и к тому, что придётся сделать несколько поездок по городу, что увеличит затраты на аренду транспорта и общее время переезда. Поэтому предварительно обязательно проведите ревизию и сортировку всего офисного имущества. Выберите предметы, которые действительно необходимы в новом офисе. Оставшееся продайте, подарите или утилизируйте.
- Разборка и упаковка мебели. Мебель разбирайте осторожно, следуя инструкциям производителя. Крупные предметы лучше разбирать последними, чтобы не загромождать пространство раньше времени. Сделайте фотографии мебели до и после разборки, чтобы потом было легче собрать её обратно. Сложите мелкие детали и крепёжные элементы в небольшие зип-пакеты и прикрепите их к соответствующим частям мебели.
- Разборка и упаковка оргтехники. Если предстоит переезд компании в другой город, обязательно перед началом разборки оргтехники сделайте резервные копии всех важных файлов и баз данных. Сохраните резервные копии на внешних носителях или в облачных хранилищах. Используйте коробки подходящего размера для каждого устройства. Старайтесь избегать слишком больших коробок, чтобы уменьшить риск повреждения.
- Упаковка прочих вещей. Это финальная стадия подготовки к переезду компании, когда остаются мелочи: канцелярия, документы и прочие небольшие предметы. Разделите такие вещи на определённые категории – такие как «канцтовары», «документы», «личные вещи». Определите, какие вещи нужно упаковать отдельно, чтобы быстро найти их на новом месте.
Проведение переезда компании
- Погрузка имущества. Применяйте тележки для перевозки мелких и лёгких предметов, а для тяжёлых и громоздких вещей используйте специализированные подъёмники. Будьте внимательны, чтобы не повредить мебель и технику при переезде компании в новый офис. При необходимости приглашайте грузчиков.
- Транспортировка имущества. Убедитесь, что все вещи тщательно упакованы в подходящие материалы (картонные коробки, пузырчатую плёнку, защитные чехлы), чтобы защитить их от повреждений. Во избежание смещения и поломки вещей при транспортировке, надёжно зафиксируйте их в автомобиле с помощью специальных ремней.
- Выгрузка имущества на новом месте. Выделите область для временного размещения части вещей, чтобы избежать загромождения основного пространства, необходимого для размещения мебели и оргтехники. Разгружайте вещи в порядке приоритета, начиная с самого необходимого. После переезда компании в новый офис проведите инвентаризацию и проверьте имущество.
Размещение на новом месте
В первую очередь расположите мебель и оборудование согласно плану размещения на новом месте так, чтобы обеспечить эргономичность и удобство для сотрудников. При этом лучше сразу при выгрузке заносить мебель и оргтехнику в те помещения офиса, где её планируется использовать в дальнейшем. Организуйте рабочие зоны, переговорные комнаты, кухни и зоны отдыха для создания благоприятной атмосферы. Оценивайте уровень удовлетворённости сотрудников новыми условиями и вносите корректировки при необходимости.
Советы по переезду компании
- Проводите переезд в выходные или праздничные дни. Аренда транспорта может быть дешевле в выходные или праздники, что помогает экономить деньги. А работникам не нужно будет брать отпуск или терять заработную плату за пропущенные рабочие дни.
- Не забудьте переоформить все договоры. При переезде компании необходимо заключить новый договор аренды или оформить регистрацию права на новое помещение. Необходимо связаться с поставщиками электроэнергии, тепла и воды, чтобы обеспечить подключение к сетям на новом месте.
- Не экономьте на упаковочных материалах. От этого напрямую зависит сохранность вашего имущества. Использование некачественной упаковки может привести к потере или повреждению мебели, электроники и других ценностей. Переезд бизнеса будет проходить быстрее и эффективнее, если вещи упакованы правильно.
- Не забывайте про грамотную маркировку мебели, оргтехники и коробок с вещами. Это обеспечит высокую скорость размещения на новом месте. А чем быстрее и точнее будут распределены по новым местам мебель, оргтехника и другие вещи, тем скорее коллектив сможет вернуться к нормальной рабочей деятельности.
- Заблаговременно сделайте пропуски для грузового транспорта на старом и новом месте. Пропуски помогут грамотно организовать передвижения грузовиков в день переезда, минимизируя тем самым заторы и оптимизируя процесс переезда.
- Не стоит экономить на транспорте. От этого, как и от упаковочных материалов, напрямую зависит сохранность вашего имущества. Подбирайте для переезда компании вместительные грузовики в хорошем состоянии. Это сократит время переезда (в виду вместительности машин) и избавит вас от неприятных эксцессов по дороге (в виду хорошего технического состояния машин).
- Важным документам – особое внимание и отдельный транспорт для их перевозки. Контракты, финансовые отчеты и другая конфиденциальная информация требуют особого внимания. Отдельная перевозка таких вещей позволяет обеспечить дополнительную защиту от их повреждения и утери.
Что делать, если нет времени на организацию переезда компании
В таком случае лучше обратиться к профессионалам, которые буквально всё сделают за вас и проведут переезд офиса в формате «под ключ». Муверы Чердака возьмут на себя все стадии этого процесса: аккуратную разборку, упаковку, бережную транспортировку, разгрузку вещей, мебели и оргтехники. И даже сборку мебели на новом месте! Преимущество этого подхода, помимо всего прочего, состоит в навыках муверов: они точно знают, как перевозить офис таким образом, чтобы минимизировать все риски и сократить время переезда. При этом муверы приезжают по нужному адресу со всем необходимым оборудованием и упаковочными материалами – поэтому вам не нужно будет заранее готовиться к переезду в плане подготовки, разборки и упаковки вещей, мебели и оргтехники и тратить на это своё время.
Для успешного переезда бизнеса лучше придерживаться некоторых правил
Сначала разработайте подробный план переезда с учётом сроков, бюджета и задач, назначьте ответственных. Затем подготовьте упаковочные материалы и проведите инвентаризацию имущества. Не забывайте маркировать коробки для упрощения разгрузки. Прежде чем заказывать простых грузчиков в Москве и области, попробуйте услуги надёжной компании, согласуйте дату и время переезда. Эти шаги помогут вам организовать быстрый и недорогой офисный переезд без потери имущества и траты нервов.
